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von Dr. Katharina Wild

Der wichtigste Grundsatz lautet: organisatorisch kooperieren, aber weder freiwillig Beweismittel herausgeben noch Angaben zur Sache machen. Eine rechtmäßige Durchsuchung darf nicht behindert werden. Zugleich muss die Kanzlei Verschwiegenheit, Zeugnisverweigerungsrecht und Beschlagnahmeverbote aktiv wahren.

I. Was sind die häufigsten Fallgruppen der Durchsuchung der Steuerkanzlei?

Eine amtliche Statistik über Durchsuchungen von Steuerkanzleien existiert nicht. In der Praxis dominieren aber folgende Konstellationen:

1. Ermittlungsverfahren gegen einen Mandanten

Das ist der Regelfall. Die Steuerkanzlei ist nicht Beschuldigte, sondern „Dritte“ im Sinne des § 103 StPO. Gesucht werden regelmäßig:

• Buchführungsunterlagen, Belege und Kontenblätter,
• Jahresabschlüsse und Steuererklärungen,
• DATEV-Daten und Auswertungen,
• E-Mails und Korrespondenz,
• Unterlagen zu bestimmten Geschäftsvorfällen,
• Informationen, die mit beim Mandanten beschlagnahmten Unterlagen abgeglichen werden sollen.

Typische Ausgangsverfahren betreffen:

• Steuerhinterziehung,
• Umsatzsteuerbetrug,
• unversteuerte Einnahmen bargeldintensiver Betriebe,
• Schwarzlohnzahlungen,
• Scheinselbstständigkeit,
• verdeckte Gewinnausschüttungen,
• Auslandsvermögen oder
• Insolvenzdelikte.

2. Teilnahmeverdacht gegen den Steuerberater

Die Durchsuchung erfolgt dann nach § 102 StPO beim Beschuldigten.

Typische Vorwürfe sind:

• Beihilfe zur Steuerhinterziehung durch bewusst falsche Erklärungen,
• Mitwirkung an Scheinrechnungen oder verschleierten Zahlungsströmen,
• Rückdatierung oder nachträgliche Veränderung von Unterlagen,
• aktive Unterstützung bei der Verschleierung unversteuerter Einnahmen,
• Strafvereitelung oder Begünstigung nach Bekanntwerden der Tat,
• Mitwirkung an unzulässigen Gestaltungen, bei denen die Grenze zwischen Beratung und Tatbeitrag überschritten sein soll.

Die bloße Bearbeitung einer objektiv unrichtigen Steuererklärung begründet noch nicht ohne Weiteres den Vorsatz einer Beihilfe. Erforderlich sind konkrete Umstände, die auf eine bewusste Unterstützung hindeuten.

3. Eigene Straftaten des Kanzleiinhabers

Seltener geht es um eigene Angelegenheiten der Kanzlei, etwa:

• eigene Steuerhinterziehung,
• Vorenthalten von Sozialversicherungsbeiträgen,
• Abrechnungs- oder Subventionsbetrug,
• Insolvenzstraftaten,
• Untreue oder Geldwäsche.

Die erste Frage vor Ort muss deshalb immer lauten: Wer ist Beschuldigter – nur der Mandant oder auch der Steuerberater? Die §§ 102 und 103 StPO stellen unterschiedliche Anforderungen.

II. Wie verhalte ich mich als Steuerberater während der Durchsuchung richtig?

Sofortmaßnahmen

• Ruhe bewahren und Einsatzleitung feststellen -Dienstausweise zeigen lassen, Namen, Behörde, Telefonnummer und Aktenzeichen notieren. Die Beamten sollten in einen Besprechungsraum begleitet und nicht unbeaufsichtigt durch die Kanzlei geführt werden.
• Durchsuchungsbeschluss vollständig prüfen

Festzustellen sind insbesondere:

• Beschuldigter,
• Tatvorwurf,
• betroffene Besteuerungszeiträume,
• gesuchter Mandant,
• bezeichnete Räume,
• gesuchte Unterlagen oder Daten,
• Datum des Beschlusses.

Ein Durchsuchungsbeschluss darf grundsätzlich nicht beliebig weit formuliert sein und ist regelmäßig nach sechs Monaten nicht mehr vollziehbar. Bei behaupteter Gefahr im Verzug sollte die konkrete Begründung dokumentiert werden.

Sofort einen spezialisierten Strafverteidiger verständigen

Die Ermittlungsbeamten können gebeten werden, bis zu dessen Eintreffen zu warten. Einen Anspruch auf eine längere Unterbrechung gibt es allerdings nicht. Betroffenen Mandanten informieren

Soweit kein Offenbarungsverbot oder eine entgegenstehende Anordnung besteht, sollte der Mandant beziehungsweise dessen Verteidiger verständigt werden. Eine spontane Entbindung von der Verschwiegenheitspflicht sollte gerade nicht erklärt werden.

Keine Angaben zur Sache

Weder der Steuerberater noch Mitarbeitende sollten informelle „Hintergrundinformationen“ geben. Das gilt insbesondere für Fragen wie: „Wer hat diese Buchung veranlasst?“ „War Ihnen die Unrichtigkeit bekannt?“ „Was hat der Mandant dazu gesagt?“ „Wer betreut das Mandat tatsächlich?“ „Ist Ihnen dieser Vorgang verdächtig vorgekommen?“

Auch scheinbar harmlose Gespräche werden regelmäßig in Vermerken festgehalten.

Kontrollierte Suchhilfe statt freiwilliger Herausgabe

Es kann zweckmäßig sein, genau bezeichnete Mandantenakten oder Daten selbst zu lokalisieren. Dadurch lässt sich eine breite Suche mit Zufallsfunden und Zugriffen auf Daten anderer Mandanten vermeiden.

Dabei muss ausdrücklich erklärt werden: Die Unterlagen werden lediglich zur Begrenzung der Durchsuchung bezeichnet beziehungsweise vorgelegt. Einer freiwilligen Herausgabe oder Sicherstellung wird nicht zugestimmt. Beschlagnahmeverbote und sämtliche Rechtsmittel bleiben vorbehalten.

Der Widerspruch muss im Durchsuchungs- oder Beschlagnahmeprotokoll festgehalten werden. Die Formulierung „freiwillig herausgegeben“ sollte nicht unterschrieben werden, wenn tatsächlich keine freiwillige Herausgabe gewollt ist.

Elektronische Daten

Bei DMS-, DATEV- und E-Mail-Systemen ist darauf zu bestehen, dass die Sicherung auf den betroffenen Mandanten, Zeitraum und Geschäftsvorgang begrenzt wird. Die undifferenzierte Sicherung des gesamten Kanzleidatenbestands ist bei einer Berufsgeheimnisträgerin regelmäßig unverhältnismäßig. Das Bundesverfassungsgericht verlangt eine möglichst weitgehende Aussonderung verfahrensfremder Daten. BVerfG, Beschluss vom 12. April 2005 – 2 BvR 1027/02

Ein globales Administratorpasswort sollte nicht unkontrolliert offengelegt werden. Stattdessen sollte ein eingeschränkter Zugriff oder eine durch Kanzleipersonal vorgenommene Selektion angeboten werden.

Dabei gilt: Der selbst beschuldigte Steuerberater muss nicht an seiner Überführung mitwirken. Vom nicht beschuldigten Steuerberater kann dagegen eine technische Zugriffshilfe verlangt werden. Der Zugriff muss möglichst mandanten- und objektbezogen beschränkt bleiben. Geschützte elektronische Handakten sollten verschlüsselt beziehungsweise versiegelt zur richterlichen Prüfung gegeben werden.

III. Wann ist eine Handakte beschlagnahmefrei?

Die Bezeichnung „Handakte“ allein bewirkt keinen Beschlagnahmeschutz. Die berufsrechtliche Handakte nach § 66 StBerG und der strafprozessuale Schutz nach § 97 StPO sind nicht deckungsgleich. Maßgeblich ist der konkrete Inhalt jedes Dokuments.

1. Voraussetzungen des § 97 StPO

Ein Dokument ist grundsätzlich beschlagnahmefrei, wenn:

• es inhaltlich dem durch § 53 Abs. 1 Satz 1 Nr. 3 StPO geschützten Vertrauensverhältnis zuzuordnen ist,
• es sich im Gewahrsam des Steuerberaters oder einer mitwirkenden Person befindet,
• der Mandant den Steuerberater nicht von der Verschwiegenheitspflicht entbunden hat,
• kein auf bestimmten Tatsachen beruhender Beteiligungsverdacht gegen den Steuerberater besteht und
• der Gegenstand nicht selbst Tatmittel, Tatprodukt oder aus einer Straftat erlangt ist.

§ 97 StPO schützt insbesondere Folgendes:

Regelmäßig geschützt	Regelmäßig nicht oder nicht sicher geschützt
Korrespondenz zwischen Mandant und Berater	Originalbelege und Geschäftsunterlagen des Mandanten
Gesprächs- und Telefonvermerke	Buchführungsunterlagen und Kontenblätter
Eigene rechtliche und steuerliche Notizen	Steuerbescheide
Interne Arbeitspapiere	Vom Mandanten freigegebene Steuererklärungen
Noch nicht freigegebene Bilanz- und Erklärungentwürfe	Endgültige, gebilligte Jahresabschlüsse
Unterlagen zur Vorbereitung einer Selbstanzeige	Gegenstände, die nur zur Aufbewahrung übergeben wurden
Mit fachlichen Anmerkungen versehene Dokumentkopien	Unterlagen ohne Bezug zum Beratungsvertrauen
Mandatsbezogene E-Mails und elektronische Vermerke	Tatmittel, Tatprodukte oder Taterträge

Die Beschlagnahmefähigkeit von Buchführungsunterlagen und Belegen wird im Einzelnen nicht völlig einheitlich beurteilt. Nach der überwiegenden gerichtlichen Praxis sind dem Steuerberater lediglich zur Buchführung oder Erstellung von Abschlüssen überlassene Belege grundsätzlich beschlagnahmefähig. Bei Zweifeln sollte deshalb widersprochen, eine Versiegelung verlangt und eine richterliche Entscheidung herbeigeführt werden.

Besonders wichtig: Ein bloß vermuteter Beteiligungsverdacht gegen den Steuerberater genügt nicht, um § 97 StPO zu umgehen. Der Verdacht muss bereits vor der Maßnahme auf konkreten Tatsachen beruhen; die Durchsuchung darf nicht erst dazu dienen, einen solchen Verdacht zu erzeugen. BVerfG, Beschluss vom 30. November 2021 – 2 BvR 2038/18

IV. Was sind die häufigsten Fehler bei der Durchsuchung der Steuerkanzlei?

Spontane Erklärungsversuche

Der Steuerberater versucht, den Mandanten oder sich selbst „kurz zu entlasten“, und liefert dabei erst den Ansatz für einen Beteiligungsverdacht.

Freiwillige Herausgabe

Mitarbeitende übergeben Akten oder exportieren Daten, ohne Widerspruch und ohne Prüfung der Verschwiegenheitspflicht.

Unterzeichnung eines unzutreffenden Protokolls

Insbesondere die Formulierungen „freiwillig herausgegeben“ oder „mit der Sicherstellung einverstanden“ sind problematisch.

Pauschale Entbindung von der Verschwiegenheitspflicht

Dadurch kann das Zeugnisverweigerungsrecht und damit der Beschlagnahmeschutz entfallen.

Keine Trennung geschützter und ungeschützter Unterlagen

Handakte, Buchhaltung, Strafverteidigungsakte und Mandantenoriginale liegen im selben Papierordner oder DMS-Verzeichnis.

Unbegrenzter Zugriff auf das gesamte DMS

Die Ermittler erhalten globale Passwörter oder vollständige Serverkopien, obwohl nur ein Mandant und wenige Jahre betroffen sind.

Ermittler unbeaufsichtigt lassen

Dadurch werden Räume oder Datenbestände durchsucht, die vom Beschluss nicht erfasst sind.

Körperliche oder technische Behinderung

Widerstand, Abschalten von Systemen, Löschen von Daten oder Verstecken von Unterlagen verschärft die Lage und kann neue strafrechtliche Risiken schaffen.

Unzureichende Dokumentation

Es fehlen Namen, Uhrzeiten, Suchorte, kopierte Verzeichnisse, Suchbegriffe und eine genaue Liste der mitgenommenen Gegenstände.

Gemeinsame Verteidigungsstrategie trotz Interessenkollision

Sobald ein eigener Beteiligungsverdacht gegen den Steuerberater im Raum steht, benötigt dieser regelmäßig eine vom Mandanten unabhängige Verteidigung.

V. Wie verhalte ich mich als Steuerberater nach der Durchsuchung richtig?

Unmittelbar danach sollten ein detailliertes Gedächtnisprotokoll und eine vollständige Sicherstellungsliste erstellt werden. Zu prüfen sind insbesondere:

• Antrag auf gerichtliche Entscheidung nach § 98 Abs. 2 StPO,
• Beschwerde nach § 304 StPO,
• Antrag, die Auswertung bis zur gerichtlichen Entscheidung auszusetzen,
• Rückgabe betriebsnotwendiger Unterlagen oder Datenträger,
• Geltendmachung des Beschlagnahme- und gegebenenfalls Beweisverwertungsverbots,
• Information der zuständigen Steuerberaterkammer,
• Sicherung der Arbeitsfähigkeit der Kanzlei.

Die beste Vorbereitung besteht in einer klaren DMS-Struktur, getrennten Hand- und Mandantenakten, einer schriftlichen Notfallanweisung für Mitarbeitende sowie einem vorab benannten Strafverteidiger.

[Bei Fragen kontaktieren Sie uns: kanzlei@wild.legal(www.wild.legal/kontakt)

Download: Hinweisblatt zur Durchsuchung der Steuerkanzlei