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Eine Betriebsprüfung ist für Unternehmen und Freiberufler regelmäßig ein einschneidendes Ereignis. Wer die Abläufe kennt, seine Rechte und Pflichten versteht und sich strukturiert vorbereitet, kann Risiken minimieren. Insbesondere das Risiko, dss eine reguläre Außenprüfung faktisch in einr Steuerfahndungsprüfung übergeht.

Vorbereitung bei Erhalt der Prüfungsanordnung

Mit Zugang der Prüfungsanordnung nach § 196 AO sollten Sie strukturiert vorgehen:

Formelle Prüfung:

Stimmt die Zuständigkeit des Finanzamts, der Prüfungszeitraum, die Rechtsform und die benannten Steuerarten? Unklarheiten sollten frühzeitig geklärt und ggf. mit Einspruch und Aussetzungsantrag angegangen werden.

Interne Bestandsaufnahme:

Ist die Buchführung ordnungsmäßig im Sinne der GoBD? Stimmen Kassenführung und Lohnabrechnungen? Sind Schnittstellen zu Vorsystemen vorhanden?

Risikoanalyse:

Identifikation von kritischen Bereichen (Barumsätze, Verrechnungspreise, Geschäftsführervergütungen, Angehörigenverträge, Auslandssachverhalte)

Kommunikationsstrategie:

Ist eine klare Kommunikationsstrategie über den steuerlichen Berater festgelegt? Gibt es interne Vorgaben zu Auskünften gegenüber dem Prüfer und Hinweise an Mitarbeiter, keine Spontanäußerungen zu steuerlich relevanten Sachverhalten abzugeben?

Mitwirkungspflichten nach der Abgabenordnung

Die Mitwirkungspflicht des Steuerpflichtigen ergibt sich insbesondere aus §§ 200, 202 AO. Sie umfasst:

• die Vorlage der angeforderten Unterlagen (Buchführungsunterlagen, Verträge elektronische Daten gem. GDPdU/GoBD)
• die Erteilung von Auskünften zu betrieblichen Vorgängen, wirtschaftlichem Hintergrund und zur Einordnung von Sachverhalten
• die Duldung von Datenzugriffen (Z1/Z3) auf EDV-Systeme.

Wichtig ist die Abgrenzung: Es besteht keine Pflicht zur Selbstbelastung in strafrechtlicher Hinsicht (§ 393 AO). Bei drohenden steuerstrafrechtlichen Risiken sollte ab einem bestimmten Punkt von weiteren mündlichen Erläuterungen abgesehen und über einen Berater kommuniziert werden.

Betretungsrechte und Prüfungsort

Der Prüfer hat nach § 199 AO das Recht, die Geschäfts- und Betriebsräume während der üblichen Geschäftszeiten zu betreten und dort die Prüfung vorzunehmen.

Grenze: Privaträume dürfen nur mit Einwilligung oder richterlicher Anordnung betreten werden.

Die Prüfung hat grundsätzlich im Betrieb oder im Finanzamt stattzufinden. Ein abweichender Prüfungsort kann vereinbart werden.

Der Prüfer darf keine eigenmächtigen Durchsuchungen vornehmen. Hierfür ist die Steuerfahndung mit richterlichem Durchsuchungsbeschluss zuständig.

Abgrenzung zur Steuerfahndungsprüfung

Eine reguläre Außenprüfung kann kippen, wenn sich während der Prüfung konkrete Verdachtsmomente für eine Steuerhinterziehung nach § 370 AO ergeben.

Indizien hierfür sind:

• Widersprüchliche oder nachweislich falsche Angaben des Steuerpflichtigen zu wesentlichen Sachverhalten
• Auffällige Manipulationshinweise (z.B. Kassensysteme, Doppelbuchhaltung, Scheinrechnungen, Barumsätze ohne Verbuchung)
• Auffällige Abweichungen zwischen formaler Buchführung und tatsächlichen Abläufen (z.B. nicht deklarierte Auslandskonten, nicht verbuchte Einnahmen)

Rechtsfolge ist die Hinzuziehung der Steuerfahndung. Spätestens hier ist eine klare Verteidigungsstrategie und die Wahrnehmung der Rechte als Beschuldigter entscheidend. Es gilt die Aussagefreiheit. Von dem Akteneinsichtsrecht über den Verteidiger sollte Gebrauch gemacht werden. Der weitere Kontakt mit der Finanzverwaltung sollte sorgfältig mit dem Verteidiger abgestimmt werden.

Praktische Hinweise zur Risikominimierung

Frühzeitige Hinzuziehung eines im Steuer- und Steuerstrafrecht erfahrenen Beraters.

Keine Spontanerklärungen zu ungeklärten Sachverhalten. Zunächst interne Sachverhaltsaufklärung.

Saubere, vollständige und widerspruchsfreie Dokumentation, insbesondere bei Bargeschäften und Auslandssachverhalten.

Konsistente Linie zwischen schriftlicher Darstellung (Unterlagen, Verträge) und mündlicher Erläuterung gegenüber dem Prüfer.

Zehn wichtigste Punkte im Überblick

1. Prüfungsanordnung sofort auf formelle und materielle Rechtmäßigkeit prüfen lassen.

2. Dokumentation zu Buchführung, Kasse, Lohn und kritische Bereiche vor Prüfungsbeginn intern zusammenstellen lassen.

3. Kommunikationsweg festlegen: Prüfer spricht primär mit dem Berater und nicht mit beliebigen Mitarbeitern.

4. Mitarbeiter schulen, keine ungeprüften Auskünfte zu erteilen.

5. Mitwirkungspflichten erfüllen.

6. Datenzugriffsrechte kennen und technisch vorbereitet sein.

7. Betretungsrechte des Prüfers respektieren, aber Privaträume schützen.

8. Möglichst einen neutralen Prüfungsort wählen, sofern sinnvoll.

9. Bei Anzeichen eine Steuerstrafverfahrens sofort Verteidiger einschalten und Kommunikation umstellen.

10. Alle Prüfungsfeststellungen laufend dokumentieren, bewerten und bei Bedarf mit Einspruch und Rechtsbehelfen reagieren.