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von Dr. Katharina Wild (Stand: 9. November 2026)

Die Erstellung einer „Zwischenrechnung“ ist in der Gastronomie nicht generell verboten. Sie wird aber steuerlich und strafrechtlich hochriskant, wenn der Gast darauf bezahlt und der Umsatz anschließend nicht ordnungsgemäß als endgültiger Geschäftsvorfall in der Kasse abgeschlossen wird.

1. Wann ist eine Zwischenrechnung unproblematisch?

Zulässig ist grundsätzlich ein Beleg, der dem Gast lediglich den aktuellen Stand seines Tisches zeigt, etwa:

• zur Kontrolle der Bestellungen,
• zur Vorbereitung einer getrennten Zahlung,
• bei einem Schichtwechsel oder
• bevor der Gast entscheidet, wie er bezahlen möchte.

Dabei sollte der Beleg eindeutig als

„Zwischenbeleg – keine Rechnung – nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt“

gekennzeichnet sein. Ein gesonderter Umsatzsteuerausweis sollte möglichst vermieden werden. Andernfalls kann das Dokument umsatzsteuerlich bereits als Rechnung behandelt werden. Wird anschließend eine weitere Rechnung mit erneutem Steuerausweis erstellt, kann im ungünstigen Fall eine zusätzliche Steuerschuld nach § 14c UStG entstehen. Maßgeblich ist nicht allein die Überschrift, sondern die Funktion und der Inhalt des Dokuments.

2. Wann wird die Zwischenrechnung gefährlich?

Besonders problematisch ist folgender Ablauf:

• Der Mitarbeiter druckt eine Zwischenrechnung.
• Der Gast bezahlt den ausgewiesenen Betrag.
• Der Mitarbeiter gibt keinen endgültigen Kassenbeleg aus.
• Der Tisch wird anschließend storniert, gelöscht, wieder geöffnet oder als „Training“, „Bruch“, „Eigenverbrauch“ oder „nicht bezahlt“ verbucht.
• Das Bargeld wird entnommen oder außerhalb der Kasse vereinnahmt.

Dann liegt nicht mehr nur ein formeller Kassenfehler nahe, sondern eine gezielte Umsatzverkürzung.

Die Finanzverwaltung verlangt, dass Bestellungen und spätere Änderungen nachvollziehbar bleiben. Die Summe der Bestellungen muss grundsätzlich mit den entsprechenden Endabrechnungen übereinstimmen. Bei Restaurantbestellungen beginnt der aufzuzeichnende Vorgang regelmäßig bereits, wenn aufgrund der Bestellung Speisen oder Getränke vorbereitet werden. BMF-FAQ zu § 146a AO

Die Zwischenrechnung darf daher niemals den endgültigen Kassenbeleg ersetzen. Nach Abschluss des Geschäfts muss dem Gast ein ordnungsgemäßer Papier- oder elektronischer Beleg zur Verfügung gestellt werden. Der Gast muss ihn allerdings nicht mitnehmen.

3. Steuerliche Folgen

Bei einer fehlerhaften Verwendung von Zwischenrechnungen drohen insbesondere:

• Beanstandung der Kassenführung wegen Verstößen gegen die Einzelaufzeichnungs-, Vollständigkeits- und Unveränderbarkeitsgrundsätze des § 146 AO,
• Hinzuschätzungen bei Umsatz, Gewinn, Umsatzsteuer, Einkommen-, Körperschaft- und Gewerbesteuer,
• Kassen-Nachschau ohne vorherige Ankündigung,
• Übergang von der Kassen-Nachschau in eine Außenprüfung,
• Bußgelder wegen nicht ordnungsgemäßer Verwendung des Kassensystems oder der TSE,
• Zinsen und gegebenenfalls Haftungsbescheide gegen Geschäftsführer.

Elektronische Aufzeichnungen müssen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet sein. Ursprüngliche Einträge müssen trotz späterer Korrekturen erkennbar bleiben. Die GoBD verlangen ausdrücklich, dass Stornierungen auf die ursprüngliche Buchung rückbeziehbar sind und Kontrollen eingerichtet, durchgeführt und protokolliert werden.

Seit 2026 unterliegen Restaurant- und Verpflegungsleistungen grundsätzlich dem ermäßigten Steuersatz von 7 Prozent; Getränke bleiben ausgenommen und grundsätzlich mit 19 Prozent zu versteuern. Auch die richtige Aufteilung muss das Kassensystem abbilden.

4. Wann besteht der Verdacht einer Steuerhinterziehung?

Eine Zwischenrechnung allein ist noch keine Steuerhinterziehung. Strafrechtlich relevant wird das Vorgehen insbesondere dann, wenn aufgrund der unterdrückten Umsätze vorsätzlich unrichtige Umsatzsteuer-Voranmeldungen, Jahressteuererklärungen oder Gewinnermittlungen abgegeben werden.

Eine Steuerhinterziehung nach § 370 AO setzt grundsätzlich Vorsatz voraus; bedingter Vorsatz reicht. Dazu kann es kommen, wenn der Unternehmer:

• das Verfahren selbst anordnet,
• die Umsatzunterdrückung kennt und duldet,
• trotz auffälliger Storno- und Zwischenrechnungsquoten bewusst nicht kontrolliert,
• eine manipulativ nutzbare Kassenpraxis gezielt aufrechterhält oder
• nach Bekanntwerden fehlender Umsätze unrichtige Erklärungen nicht berichtigt.

Die Strafandrohung beträgt grundsätzlich Geldstrafe oder Freiheitsstrafe bis zu fünf Jahren, in besonders schweren Fällen sechs Monate bis zehn Jahre. Leichtfertiges Verhalten kann als leichtfertige Steuerverkürzung nach § 378 AO geahndet werden.

5. Haftet der Unternehmer für Manipulationen seiner Mitarbeiter?

Steuerlich werden die Folgen grundsätzlich dem Unternehmen zugerechnet. Ein vom Mitarbeiter kassierter Restaurantumsatz wird nicht deshalb steuerfrei, weil der Mitarbeiter das Geld anschließend unterschlägt.

Strafrechtlich haftet der Unternehmer dagegen nicht automatisch für jede eigenmächtige Manipulation eines Mitarbeiters. Erforderlich ist ein persönlicher Schuldvorwurf. Risiken entstehen aber bei Kenntnis, Billigung, Beteiligung oder gravierendem Organisationsversagen.

Daneben kommt eine Aufsichtspflichtverletzung nach § 130 OWiG in Betracht. Der Betriebsinhaber muss diejenigen Aufsichtsmaßnahmen treffen, die erforderlich und zumutbar sind, um betriebsbezogene Straftaten und Ordnungswidrigkeiten zu verhindern oder wesentlich zu erschweren. Dazu gehören auch die sorgfältige Auswahl und Überwachung von Führungskräften. Die Geldbuße kann bei einer zugrunde liegenden Straftat bis zu einer Million Euro betragen.

6. Das sinnvollste Schutzkonzept

Ein Gastronom sollte folgende verbindliche Regeln einführen:

Keine Zahlung auf eine Zwischenrechnung:

Bei Zahlung ist der Tisch sofort endgültig abzuschließen und der Kassenbeleg anzubieten.

Klare Kennzeichnung:

Zwischenbelege müssen deutlich als „keine Rechnung“ bezeichnet werden.

Personalisierte Benutzerkonten:

Keine gemeinsamen Bediener-Codes oder allgemein bekannten Manager-PINs.

Beschränkte Rechte:

Kellner sollten abgeschlossene Vorgänge, Zahlungsarten, Preise oder Tische nicht allein löschen oder nachträglich verändern können.

Vier-Augen-Prinzip:

Stornos, Wiederöffnungen, Rabatte, Eigenverbrauch, Bruch und nachträgliche Zahlungsartänderungen sollten eine Managerfreigabe und eine Begründung verlangen.

Tägliche Auswertung:

Besonders zu kontrollieren sind:

• Zwischenrechnungen ohne nachfolgende Endrechnung,
• Stornos nach Ausdruck eines Zwischenbelegs,
• wieder geöffnete Tische,
• ungewöhnlich viele Rabatte,
• Änderungen von Bar- auf Kartenzahlung,
• „Training“- oder „Test“-Buchungen im laufenden Betrieb,
• auffällige Unterschiede zwischen einzelnen Mitarbeitern.

Plausibilitätsabgleiche:

Kassenumsatz sollte regelmäßig mit Bargeld, Kartenzahlungen, Küchenbons, Reservierungen, Lieferplattformen, Wareneinsatz, Getränkeausschank und Gutscheinen abgeglichen werden.

Schriftliche Kassenanweisung:

Der gesamte Ablauf – Bestellung, Zwischenbeleg, Zahlung, Storno, Trinkgeld, Eigenverbrauch, Gutscheine und Tagesabschluss – gehört in eine aktuelle Verfahrensdokumentation.

Schulung und Nachweis:

Mitarbeiter sollten bei Einstellung und wiederkehrend schriftlich unterwiesen werden. Die Teilnahme sollte dokumentiert werden.

Unangekündigte Kontrollen:

Interne Testkäufe und stichprobenartige Kassenprüfungen sind sinnvoll, müssen aber arbeits- und datenschutzrechtlich verhältnismäßig ausgestaltet sein. Ein funktionsfähiges und tatsächlich gelebtes steuerliches Kontrollsystem kann nach Auffassung der Finanzverwaltung ein Indiz gegen Vorsatz oder Leichtfertigkeit sein. Es ersetzt jedoch nicht die Prüfung des Einzelfalls.

7. Was tun bei bereits festgestellten Auffälligkeiten?

Dann sollte der Unternehmer:

• sämtliche Kassendaten, TSE-Daten und Protokolle unverändert sichern,
• keine Stornos oder nachträglichen „Bereinigungen“ vornehmen,
• die betroffenen Zeiträume und Mitarbeiter feststellen,
• Zwischenbelege und Endabrechnungen abgleichen,
• mögliche Umsatzverkürzungen belastbar quantifizieren und
• steuerstrafrechtlich prüfen lassen, ob eine Berichtigung nach § 153 AO genügt oder eine Selbstanzeige beziehungsweise eine andere Verteidigungsstrategie erforderlich ist.

Wer nachträglich erkennt, dass eine abgegebene Steuererklärung unrichtig oder unvollständig ist und dadurch eine Steuerverkürzung eintreten kann, muss dies grundsätzlich unverzüglich anzeigen und richtigstellen (§ 153 AO). Besteht allerdings bereits der Verdacht vorsätzlicher Manipulationen, sollte nicht vorschnell eine isolierte „Berichtigung“ eingereicht werden, bevor Umfang, Sperrgründe und strafrechtliche Konsequenzen einer Selbstanzeige (§ 371 AO) geprüft sind.

Bei Fragen kontaktieren Sie uns: kanzlei@wild.legal