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von Dr. Katharina Wild

Führen Fehler in der Kassenführung zu Hinzuschätzungen?

Ja, Fehler in der Kassenführung können zu Hinzuschätzungen führen. Aber: Nicht jeder Kassenmangel berechtigt das Finanzamt automatisch dazu, zusätzliche Umsätze anzusetzen. Rechtsgrundlage sind insbesondere §§ 158 und 162 AO. Ordnungsgemäße Aufzeichnungen müssen grundsätzlich der Besteuerung zugrunde gelegt werden. Geschätzt werden darf erst, wenn die Aufzeichnungen keine hinreichende Gewähr mehr für die vollständige und richtige Erfassung der Einnahmen bieten oder konkrete Anhaltspunkte für nicht erklärte Einnahmen bestehen.

1. Entscheidend ist das Gewicht des Fehlers

Es sind drei Fallgruppen zu unterscheiden:

Art des Mangels Beispiele Folge Unwesentlicher formeller Fehler vereinzelter Belegmangel, nachvollziehbare verspätete Buchung, geringfügiger Dokumentationsfehler grundsätzlich keine Hinzuschätzung Schwerwiegender formeller Kassenmangel fehlende Ursprungsaufzeichnungen, keine Kassensturzfähigkeit, nicht dokumentierte Stornierungen, veränderbare Aufzeichnungen Schätzungsbefugnis möglich, auch ohne Nachweis konkret verschwiegener Einnahmen Materieller Mangel Kassenfehlbetrag, ungeklärter Geldzufluss, nicht verbuchte Einnahme, nachgewiesener Schwarzeinkauf regelmäßig Schätzungsbefugnis; häufig höhere Hinzuschätzung

Nach dem BFH berechtigen formelle Mängel nur insoweit zur Schätzung, als sie Zweifel an der sachlichen Richtigkeit des Buchführungsergebnisses begründen. Der Mangel muss deshalb nach seiner konkreten Bedeutung gewichtet werden. Eine bloße Aufzählung von Beanstandungen genügt nicht. BFH, Urteil vom 28.11.2023 – X R 3/22

Auch der Anwendungserlass zu § 158 AO stellt klar: Einzelne unwesentliche Fehler können unschädlich sein. Eine Vollschätzung ist nur zulässig, wenn sich die Buchführung in wesentlichen Teilen als unbrauchbar erweist. BMF, AEAO zu § 158 AO

2. Welche Fehler sind bei einer offenen Ladenkasse besonders problematisch?

Eine offene Ladenkasse ist weiterhin zulässig. Sie muss aber so geführt werden, dass sich der tatsächliche Kassenbestand und die daraus abgeleiteten Tageseinnahmen nachvollziehen lassen.

Eine Hinzuschätzung kommt insbesondere in Betracht, wenn:

• tägliche Kassenberichte fehlen,
• die Tageseinnahmen lediglich rückwirkend oder monatsweise eingetragen werden,
• nicht erkennbar ist, dass der Kassenbestand tatsächlich ausgezählt wurde,
• der Anfangs- oder Endbestand nicht dokumentiert ist,
• Bareinlagen, Barentnahmen oder Barausgaben fehlen,
• Kassenberichte nachträglich verändert oder überschrieben wurden,
• rechnerische Kassenbestände statt tatsächlicher Bestände geführt werden,
• rechnerisch negative Kassenbestände entstehen,
• die Grundaufzeichnungen, aus denen die Tageseinnahmen abgeleitet wurden, nicht mehr vorhanden sind.

Die Tageslosung muss sich grundsätzlich aus einer retrograden Kassenrechnung ergeben:

Tageslosung=Endbestand+Barausgaben+Barentnahmen−Bareinlagen−Anfangsbestand

Ein gesondertes Zählprotokoll ist nach der neueren BFH-Rechtsprechung nicht zwingend. Es muss aber anhand der vorhandenen Unterlagen nachvollziehbar sein, dass der Kassenbestand tatsächlich ermittelt wurde. Bei einem ausschließlich oder überwiegend bargeldgeprägten Imbiss können fehlende Aufzeichnungen über die täglichen Auszählungen die gesamte Gewinnermittlung erschüttern. BFH, Urteil vom 25.03.2026 – X R 19/23

3. Welche Fehler sind bei elektronischen Kassensystemen problematisch?

Bei Verwendung einer elektronischen Kasse besteht grundsätzlich Einzelaufzeichnungspflicht. Problematisch sind insbesondere:

• fehlende oder unvollständige Einzeltransaktionsdaten,
• gelöschte Geschäftsvorfälle,
• nicht nachvollziehbare Stornierungen und Retouren,
• fehlende Tagesabschlüsse beziehungsweise Z-Bons,
• die Möglichkeit mehrerer nicht nachvollziehbarer Tagesabschlüsse,
• nachträglich veränderbare Aufzeichnungen,
• fehlende digitale Kassendaten oder Strukturinformationen,
• fehlende oder nicht funktionsfähige TSE,
• Abweichungen zwischen Bar-, EC- und Kreditkartenumsätzen,
• nicht dokumentierte Änderungen der Kasseneinstellungen,
• nicht erklärbare Lücken in der Transaktions- oder Belegnummerierung.

Besonders schwer wiegt es, wenn Stornierungen möglich sind, aber in den Tagesabschlüssen nicht erscheinen. Dann lässt sich nicht mehr unterscheiden, ob lediglich Fehlbuchungen korrigiert oder tatsächlich erzielte Einnahmen gelöscht wurden. Bei einem bargeldintensiven Betrieb kann das bereits ohne Nachweis einer konkreten Manipulation eine Schätzungsbefugnis begründen. BFH, Urteil vom 29.07.2025 – X R 23–24/21

Nicht jeder isolierte Verstoß gegen technische oder organisatorische Kassenvorschriften trägt dagegen ohne Weiteres eine Hinzuschätzung. Maßgeblich bleibt, ob die Vollständigkeit der Einnahmenerfassung noch zuverlässig kontrolliert werden kann.

4. Bargeldintensive Betriebe unterliegen einem erhöhten Risiko

Je höher der Anteil der Bareinnahmen ist, desto größer ist die Bedeutung der Kassenführung für die gesamte Buchführung. Besonders betroffen sind etwa:

• Gastronomie und Imbissbetriebe,
• Friseure und Kosmetikstudios,
• Taxiunternehmen,
• Einzelhandel und Kioske,
• Diskotheken und Veranstaltungsbetriebe,
• Spielhallen und Automatenbetriebe.

In einem solchen Betrieb kann bereits die fehlende Kassensturzfähigkeit den Kernbereich der Gewinnermittlung betreffen. Bei einer Diskothek hielt der BFH eine Schätzungsbefugnis für gegeben, weil Kassenunterlagen nur für einzelne Tage vorhanden waren, Abrechnungen nicht taggenau erstellt und Bareinkäufe verspätet erfasst worden waren. BFH, Urteil vom 18.06.2025 – X R 19/21

Bei einem Betrieb mit nur geringfügigen Barumsätzen muss dagegen geprüft werden, ob ein Kassenmangel überhaupt Rückschlüsse auf die übrige Buchführung erlaubt.

5. Wie darf das Finanzamt schätzen?

Die Schätzungsbefugnis dem Grunde nach erlaubt noch nicht jede beliebige Hinzuschätzung. Das Finanzamt muss eine Methode wählen, die der wirtschaftlichen Wirklichkeit möglichst nahekommt. In Betracht kommen insbesondere:

• konkrete Einzelkorrektur,
• Ausbeute- oder Aufschlagkalkulation,
• innerer Betriebsvergleich,
• Geldverkehrs- oder Vermögenszuwachsrechnung,
• Zeitreihenvergleich,
• Sicherheitszuschlag,
• äußerer Betriebsvergleich oder Richtsatzschätzung.

Betriebsinterne Daten sind regelmäßig aussagekräftiger als pauschale Branchenwerte, sofern sie belastbar ermittelt werden können. Ein Sicherheitszuschlag von beispielsweise 5 oder 10 Prozent darf nicht allein damit begründet werden, dass dies „üblich“ sei. Auch ein pauschaler Zuschlag muss nachvollziehbar, wirtschaftlich möglich und verhältnismäßig sein.

Der BFH hat 2025 zudem erhebliche Zweifel an der bisherigen Richtsatzsammlung geäußert. Eine Richtsatzschätzung ist jedenfalls näher zu begründen und darf nicht schematisch erfolgen. Besonderheiten des konkreten Betriebs – Preise, Wareneinsatz, Schwund, Abfall, Personalverköstigung, Standort oder Betriebsstruktur – müssen berücksichtigt werden.

6. Wann scheidet eine Hinzuschätzung aus?

Gegen eine Schätzung spricht insbesondere, wenn:

• nur geringfügige und folgenlose Formfehler vorliegen,
• die Vollständigkeit der Einnahmen durch andere, unveränderbare Unterlagen nachgewiesen wird,
• Kassendaten mit Warenwirtschaft, Bank, Kartenzahlungen und Wareneinsatz übereinstimmen,
• eine Nachkalkulation das erklärte Ergebnis bestätigt,
• der Fehler nur einen klar abgrenzbaren Teilbereich betrifft,
• das Finanzamt den angeblichen Mangel nicht für das jeweilige Streitjahr nachweist,
• die Schätzung auf ungeeigneten Vergleichsbetrieben oder nicht nachvollziehbaren Prozentsätzen beruht.

Selbst eine objektiv manipulierbare ältere Registrierkasse begründet nach dem BFH nicht zwingend eine Schätzungsbefugnis, wenn zusätzliche, verlässliche Aufzeichnungen die Vollständigkeit der Einnahmen belegen.

7. Führen Fehler in der Kassenführung zu einem strafrechtlichen Risiko?

Fehler in der Kassenführung sind nicht automatisch Steuerhinterziehung. Strafrechtlich gefährlich werden sie, wenn Einnahmen vorsätzlich nicht oder falsch erfasst werden, falsche Steuererklärungen darauf beruhen oder erkannte Fehler nicht berichtigt werden. Daneben kommen eigenständige Bußgeldtatbestände in Betracht.

Bestimmte Kassenverstöße können bereits als Steuergefährdung nach § 379 AO geahndet werden. Eine tatsächlich eingetretene Steuerverkürzung ist dafür nicht zwingend erforderlich. Erfasst werden unter anderem:

• Geschäftsvorfälle werden vorsätzlich oder leichtfertig nicht oder unrichtig aufgezeichnet,
• eine elektronische Kasse wird entgegen § 146a AO nicht richtig verwendet,
• das Kassensystem wird nicht ordnungsgemäß gegen Veränderungen geschützt,
• aufbewahrungspflichtige Kassenunterlagen werden vorzeitig vernichtet,
• TSE- oder Kassendaten werden nicht ordnungsgemäß gespeichert.

Erforderlich ist, dass dadurch eine Steuerverkürzung ermöglicht wird. Bei Verstößen gegen Aufzeichnungs-, Kassen- und Aufbewahrungspflichten drohen Bußgelder bis zu 25.000 Euro. § 379 AO

Wurde eine Einnahme zunächst versehentlich falsch erfasst, liegt regelmäßig noch keine vorsätzliche Steuerhinterziehung vor. Erkennt der Steuerpflichtige später, dass eine bereits abgegebene Erklärung unrichtig oder unvollständig ist und dadurch Steuern verkürzt werden können, muss er dies nach § 153 AO unverzüglich anzeigen und berichtigen. Unterbleibt die Berichtigung nach Kenntnis des Fehlers, kann ab diesem Zeitpunkt eine Steuerhinterziehung durch Unterlassen entstehen. § 153 AO

8. Beweist eine Hinzuschätzung eine Steuerhinterziehung?

Eine steuerliche Hinzuschätzung nach § 162 AO bedeutet nicht automatisch, dass eine Straftat vorliegt. Steuerverfahren und Strafverfahren haben unterschiedliche Beweismaßstäbe. Für eine Verurteilung müssen festgestellt werden:

• tatsächlich nicht erklärte Einnahmen,
• eine dadurch entstandene Steuerverkürzung,
• eine zurechenbare Tathandlung und
• zumindest bedingter Vorsatz.

Das Strafgericht darf den Hinterziehungsbetrag zwar schätzen, wenn eine genaue Berechnung nicht möglich ist. Es muss seine Schätzung aber auf konkrete Tatsachen stützen und verbleibende Zweifel zugunsten des Beschuldigten berücksichtigen. Ein pauschaler steuerlicher Sicherheitszuschlag darf nicht ungeprüft als strafrechtlicher Hinterziehungsbetrag übernommen werden.

Auch eine objektiv mangelhafte oder manipulierbare Kasse beweist für sich allein nicht, dass der Unternehmer sie tatsächlich manipuliert hat. Anders ist es, wenn weitere Indizien hinzukommen, beispielsweise:

• erhebliche Kassendifferenzen,
• gelöschte Transaktionen,
• Anleitungen zur Kassenmanipulation,
• parallele „schwarze“ Aufzeichnungen,
• Zeugenaussagen von Mitarbeitern,
• nicht verbuchte Wareneinkäufe,
• auffällige private Geldzuflüsse,
• ein Missverhältnis zwischen Wareneinsatz und erklärtem Umsatz.

Ergebnis

Fehler in der Kassenführung führen vor allem dann zu Hinzuschätzungen, wenn sie die Kontrolle der Vollständigkeit der Bareinnahmen unmöglich machen. Bei bargeldintensiven Betrieben können schwerwiegende formelle Mängel bereits ohne Nachweis tatsächlich verschwiegener Einnahmen genügen. Das Finanzamt muss aber sowohl die Schätzungsbefugnis als auch die konkrete Höhe der Hinzuschätzung nachvollziehbar begründen. Eine Hinzuschätzung ist kein Strafzuschlag und darf nicht allein dazu dienen, Aufzeichnungsmängel zu sanktionieren.

Für ein Steuerstrafverfahren gilt zusätzlich: Die steuerliche Schätzung wird nicht automatisch zum strafrechtlich nachgewiesenen Hinterziehungsbetrag. Vorsatz und Verkürzungsumfang müssen strafrechtlich eigenständig festgestellt werden

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