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Fehler in der Kassenführung kommen häufig vor. Ob und in welchem Umfang diese Fehler zur Hinzuschätzung berechtigen, hängt von dem Umständen des Einzelfalls ab.

I. Typische formelle Mängel

• Fehlende oder lückenhafte Z-Bons / Tagesendsummenbons bei elektronischen Registrierkassen bzw. fehlende täglichen Kassenberichte bei offener Ladenkasse, insbesondere in bargeldintensiven Betrieben (Gastronomie, Imbiss, Einzelhandel)
• Fehlende Programmierprotokolle und Organisationsunterlagen (Bedienungsanleitungen, Dokumentation von Programmänderungen) zu elektronischen Kassensystemen
• Fehlende Kassensturzfähigkeit: tägliche Kasseneinnahmen/-ausgaben nicht zeitnah, nicht chronologisch und nicht einzeln aufgezeichnet; negative Kassenbestände bzw. Kassenfehlbeträge als Indiz für Unrichtigkeit der Bargeldaufzeichnungen
• Summenaufzeichnungen ohne Grundaufzeichnungen: nur handschriftliche Tageslisten ohne Kassenstreifen/Bons
• Objektiv manipulierbare Kassensysteme ohne hinreichende Sicherungen und ohne überobligatorische Zusatzaufzeichnungen
• Nicht ordnungsgemäße Dokumentation von Stornierungen / Nachstorni:

II. Typische materielle Mängel

• Nicht verbuchte Bareinnahmen (Schwarzgeldkassen, doppelte Kassenführung)
• Unplausible Kassenbestände und Kassenfehlbeträge (Minusbestände, ungeklärte Kasseneinlagen)
• Manipulierte Kassenbelege/Z-Abschläge in Verbindung mit fehlendem Fiskalspeicher bzw. fehlender unveränderbarer Speicherung der Einzeldaten

III. Steuerrechtliche Folgen

In bargeldintensiven Betrieben (Gastronomie, Imbiss, Einzelhandel, Automatenbetreiber) können Mängel der Kassenführung der gesamten Buchführung die Ordnungsmäßigkeit nehmen; die Buchführung wird verworfen, und die Besteuerungsgrundlagen können teils als Vollschätzung ermittelt werden.

Die Folge sind Hinzuschätzungen von Mehrumsätzen auf Basis innerer oder äußerer Betriebsvergleiche, Richtsatzvergleichen, Zeitreihenvergleichen, Rohgewinnaufschlagsätzen, Sicherheitszuschlägen.

IV. Strafrechtliche Risiken

Wesentliche Mängel der Kassenführung, die dazu führen, dass erhebliche Teile der Bareinnahmen nicht in der Buchführung und den Steuererklärungen erscheinen, begründen regelmäßig den Verdacht einer Steuerhinterziehung.

Verstöße gegen Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten (z.B. fehlende Programmierprotokolle, fehlende Bedienungsanleitung, fehlende Kassenberichte) können als Steuerordnungswidrigkeiten nach § 379 AO geahndet werden.

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